Безплатни бланки за фактури
- Бланка за фактура
- Бланка за оферта
- Инвойс: фактура на английски образец
- Бланка за кредитно известие
- Бланка за проформа фактура
- Бланка за дебитно известие
Какво е бланка на фактура?
Бланката на фактура е предварително изготвен шаблон на фактура. Нейната основна цел е да обезпечи издаването на фактури. Най-често бланката е в такъв формат, че да може да се редактира, променя и изтегля. Тя улеснява употребата и съгласуването на информация, тъй като фирмите, издаващи фактури, могат да използват персонализирани бланки за фактури с предварително попълнени фирмени данни.
Как да издам фактура на клиент чрез бланка на фактура
Най-често издаването на фактура на клиент чрез използване на бланка за фактури става със следните няколко стъпки.
Обновяване на основната информация в бланката на фактура
Основната информация във всяка фактура включва данни за продавача и купувача, техните адреси, датата на фактурата, описанието на продукта или услугата, предаденото количество на клиента, договорената цена, приложимата ставка на ДДС и стойността на ДДС, общата стойност на плащането по фактурата и друга допълнителна информация, която се отнася към сделката.
Информацията трябва да бъде пълна. Също така, тя трябва да е точна, без математически или общи грешки.
Аналогично, където е приложимо, фактурата следва да бъде обоснована с надеждни документи. Например, за да се осигури точността на фактурирането, количеството на стоките трябва да бъде еднакво и във фактурата, и в сключения бизнес договор.
Приложете онлайн или разпечатайте фактурата и я изпратете на клиента
Ако фирмата реши да изпраща електронни фактури на своите клиенти, съответните стъпки включват качване на файла в електронната поща, написване на получателя и съдържанието на имейл съобщението - и изпращане до клиента. От друга страна, ако фирмата реши да изпраща физически фактури, фактурата трябва да се отпечата и да се постави в плик. Върху плика се изписва адресът на търговския обект на получателя, а доставката е по пощата или с куриер.
Проверете дали да промените формата на файла на бланката на фактурата
Има възможност форматът на файла на бланката на фактурата да се промени при желание на фирмата. Например, ако сте изтеглили файла в Word и сте редактирали съдържанието, то може да искате да промените формата му от Word на PDF. Що се отнася до фактурирането, форматът PDF е по-предпочитан и широко разпространен.
Фактури могат да бъдат създавани във файлове с различни формати. Именно тях ще разгледаме сега.
Формати на фактури
Форматите и разширенията на файловете при издаването на фактури са многобройни. Сред тях са: PDF, Excel, Word, Google Docs, Google Sheets и т.н. Фирмите могат сами да изберат предпочитания формат. Все пак, както вече посочихме, един от най-често използваните формати за фактури е PDF. Това се дължи на следните причини.
Защо бланката за фактури в PDF се смята за най-добра?
Ето защо фактурите в PDF са едни от най-добрите.
Перфектни за изпращане по имейл
Форматът PDF е приет като един от най-сигурните за изпращане на файлове по имейл. Оттук следва, че електронните пощи по-рядко блокират и ограничават съобщения с прикачени PDF файлове. Това помага за гладката комуникация между купувача и продавача.
Универсална съвместимост
Файл във формат PDF може лесно да се отвори от клиентите по всяко време, без нужда от закупуване на софтуер. Това се дължи на съвместимостта на PDF фактурите към всички операционни системи - Windows, MacOS, Linux, iOS, а също и Android.
Сигурно оформление
В PDF файловете форматирането и оформлението остават без промяна, без риск от размествания. Това помага да се гарантира, че получателят на фактурата може да види оригиналното съдържание или оформление, както е първоначално създадено.
Лесно разпечатване на хартия
Голямото предимство на фактурите във формат PDF е, че просто трябва да натиснете бутона за печат. Не е нужно потребителят да задава ръчно формат на документите, тъй като принтерите автоматично променят своите настройки в съответствие с полетата на PDF страниците. Това създава допълнителен елемент на лекота при използването на PDF фактури.
Лесно редактиране
Съдържанието на документ в PDF е лесно за редактиране. Например, на бланката на фактурата може да се добави вашето фирмено лого или визуална идентичност, дизайн и оформление, както и други елементи на фактурата. Също така, в PDF файла може да поставите хиперлинкове и друга допълнителна информация.
Заради всички тези характеристики, фактурите в PDF са една от най-разпространените и приемани навсякъде бланки за фактури за бизнеса.
Какво е бланка за детайлизирана фактура?
Детайлизираната бланка за фактура означава, че във фактурата е представена подробна разбивка на отделните продукти и/или услуги. Разбивката включва описанието на артикулите, както и съответната цена. За да се изчисли общата стойност на създадената фактура, числата за всяка позиция се събират.
Тази подробна разбивка е полезна, когато става въпрос за преглед и за съгласуване, тъй като помага да се гарантира точността и пълнотата на търговския запис.
Заключение
Накратко, бланката за фактура представлява файл във формат, който може да се редактира, персонализира, изменя и изтегля - този файл се използва за създаването на фактури. Малките бизнеси най-често използват бланки за фактури. Причината е, че това е лесен и евтин метод. Нещо повече, той не изисква специализирани компютърни програми за създаване на фактури.
Като част от процеса по фактуриране, бланката на фактура се изтегля, редактира, обновява и се изпраща на клиентите. Различните формати на бланката за фактура включват PDF, Excel, Word, Google Docs и други.
Най-използваният формат в света е PDF, тъй като има изключителни предимства. Сред тях са лесната работа, ниската вероятност за блокиране на прикачените файлове от имейл платформите, лесното разпечатване и лесния достъп. Бизнесите могат да избират да ползват и детайлизирани фактури. Тази разбивка на поръчката прави всичко лесно за разбиране и проверка, като помага и за съгласуването на съдържанието на фактурата.